Pengertian
Audit Sumber Daya
manusia (SDM)
Audit merupakan proses pengumpulan
dan pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur mengenai
suatu entitas ekonomi yang dilakukan seorang yang kompeten dan independen untuk dapat
menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dengan kriteria-kriteria yang
telah ditetapkan (Arens, 1997). Sedang audit SDM adalah
pemeriksaan kualitas kegiatan SDM secara menyeluruh dalam suatu departemen, divisi atau
perusahaan, dalam arti mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM dalam suatu
perusahaan dengan menitikberatkan pada peningkatan atau perbaikan (Rivai, 2004).
Sedangkan
menurut Gomez- Mejia
(2001), audit sumber daya manusia merupakan tinjauan berkala yang dilakukan oleh departemen sumber daya
manusia untuk mengukur efektifitas penggunaan sumber daya manusia yang terdapat
di dalam suatu perusahaan. Selain itu, audit memberikan suatu perspektif yang
komprehensif terhadap praktik yang berlaku sekarang, sumber daya, dan kebijakan
manajemen mengenai pengelolaan SDM serta menemukan peluang dan
strategi untuk
mengarahkan ulang peluang dan strategi tersebut. Intinya, melalui audit dapat menemukan
permasalahan dan memastikan kepatuhan terhadap berbagai peraturan
perundangan-undangan dan rencana-rencana strategis perusahaan.
Audit SDM merupakan suatu metode
evaluasi untuk menjamin bahwa potensi SDM dikembangkan secara optimal (Rosari, 2008). Secara lebih terinci, audit
SDM juga memberi feedback dan kesempatan untuk:
1.
Mengevaluasi
keefektifan berbagai fungsi SDM yang meliputi rekrutmen dan seleksi, pelatihan dan penilaian kinerja.
2. Menganalisis kontribusi fungsi SDM pada
operasi bisnis perusahaan.
3. Melakukan benchmarking kegiatan SDM
untuk mendorong perbaikan secara berkelanjutan.
4. Mengidentifikasi berbagai masalah
strategi dan administratif implementasi fungsi SDM.
5. Menganalisis kepuasan para pengguna
pelayanan departemen SDM
6. Mengevaluasi ketaatan terhadap
berbagai peraturan perundang-undangan, kebijakan dan regulasi pemerintah.
7. Meningkatkan keterlibatan fungsi lini
dalam implementasi fungsi SDM.
8. Mengukur dan menganalisis biaya dan
manfaat setiap program dan kegiatan SDM
9. Memperbaiki kualitas staf SDM.
10. Memfokuskan staf SDM pada berbagai
isu penting dan mempromosikan perubahan serta kreatifitas.
Manfaat Audit SDM
Menurut Rivai (2004), audit SDM
mengevaluasi aktifitas SDM yang digunakan dalam suatu perusahaan dan merupakan
pengendalian kualitas keseluruhan yang mengevaluasi aktifitas SDM dalam suatu
perusahaan. Manfaat dari audit SDM ini antara lain yaitu:
1.
Mengidentifikasi
kontribusi-kontribusi departemen SDM terhadap perusahaan.
2.
Meningkatkan citra profesional departemen SDM
3.
Mendorong tanggungjawab dan profesionalisme yang lebih
besar diantara karyawan departemen SDM
4.
Memperjelas tugas-tugas dan tanggungjawab departemen
SDM
5.
Menstimulasi keragaman kebijakan dan praktik-praktik
SDM
6.
Menemukan masalah-masalah SDM yang kritis
7.
Menyelesaikan keluhan-keluhan dengan berpedoman pada
aturan yang berlaku
8.
Mengurangi biaya-biaya SDM melalui prosedur yang
efektif
9.
Meningkatkan kesediaan untuk mau menerima perubahan
yang diperlukan didalam departemen SDM.
Tujuan Audit
SDM
Ketika anda
melakukan audit SDM, sebenarnya ada beberapa hal yang mesti diketahui yakni
kegunaan audit SDM itu sendiri. Ini tergantung dari perspektif dan tujuan audit
SDM itu sendiri. Dengan mengetahui tujuan audit, maka pelaksanaan audit dan
prosesnya akan menyelaraskan dengan tujuan tersebut. Beberapa hal yang menjadi
tujuan dan kegunaan audit SDM antara lain:
1.
Mencari hal-hal yang berpotensi
menimbulkan masalah serius di kemudian hari.
2.
Mencari area yang dapat dilakukan
perbaikan dan improvement.
3.
Sebagai alat dokumentasi untuk
merger, akuisisi maupun reorganisasi.
4.
Untuk mencari tahu seberapa jauh pemenuhan
sistem dengan standar, peraturan dan regulasi yang ada.
Menurut Rivai
(2004), audit SDM bertujuan untuk:
1.
Menilai efektifitas SDM.
2.
Aspek-aspek yang masih dapat
diperbaiki.
3.
Mempelajari aspek-aspek tersebut
secara mendalam.
4.
Menunjukkan kemungkinan perbaikan,
serta membuat rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikan tersebut.
Objek Audit
Sumber Daya Manusia (SDM)
Aspek SDM yang
dapat diaudit cukup luas, karena SDM itu sendiri mencakup fungsi perencanaan,
fungsi pengembangan, fungsi pemeliharaan, fungsi informasi, fungsi penghargaan
dan penghukuman, serta fungsi peningkatan kinerja. Dengan demikian jika
dirinci, obyek yang dapat diaudit adalah sebagai berikut:
ü Fungsi
Perencanaan: Manpower Planning, Manpower
Recruitment, Manpower Fulfillment, Sourcing Candidate.
ü Fungsi Pengembangan: Training, Development, Coaching, Mentoring.
ü Fungsi Pemeliharaan:
Industrial Relation, Coorporate Social
Responsibility.
ü Fungsi Informasi & Teknologi: Personnel Data Base, Sistem Informasi
Manajemen SDM (HRIS).
ü Fungsi
Penghargaan dan Penghukuman: Compensation
& Benefit, Reward, Termination, Punishment.
ü Fungsi
Peningkatan kinerja: Performance
Management System, Pay for Performance.
Aspek
diatas merupakan sisi Hard Capabilities
Organization karena masih banyak berkutat dalam hal sistem dan prosedur.
Perkembangan selanjutnya yang bisa menjadi pertimbangan audit adalah mengaudit
aspek Soft Organization, antara lain:
ü Budaya
Organisasi
ü Audit Competency
Staff SDM
ü Audit kepuasan
terhadap fungsi SDM
Ruang Lingkup
Audit SDM
Dalam pelaksanaan
audit SDM untuk mendukung jalannya kegiatan-kegiatan SDM perlu dilakukan
pembatasan terhadap aspek yang akan di audit. Secara garis besar, prospek audit
SDM dilakukan terhadap fungsi SDM yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan SDM
yang dimulai dari perencanaan SDM, perekrutan, penyeleksian, pelatihan, dan
evaluasi kinerja SDM (Handoko, 1997).
Menurut Sherman
& Bohlander, audit SDM memberikan peluang untuk:
1.
Menilai efektivitas fungsi SDM
2.
Memastikan ketaatan terhadap hukum,
kebijakan, perturan dan prosedur
3.
Menetapkan pedoman untuk penetapan
standar
4.
Memperbaiki mutu staf SDM
5.
Meningkatkan citra dari fungsi SDM
6.
Meningkatkan perubahan dan
kreatifitas
7.
Menilai kelebihan dan kekurangan dari
fungsi SDM
8.
Memfokus staff SDM pada masalah
masalah penting
9.
Membawa SDM lebih dekat pada fungsi
fungsi yang lain.
Instrumen-Instrumen
Audit Sumber Daya Manusia
Dalam
pengumpulan informasi tentang aktifitas-aktifitas SDM, ada beberapa instrumen
yang dapat membantu dalam menghimpun data aktivitas-aktivitas sumber daya manusia,
diantaranya:
1.
Wawancara, wawancara
dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber informasi mengenai aktivitas
sumber daya manusia. Komentar mereka membantu tim audit mencari bidang-bidang
yang membutuhakn perbaikan. Kritik dari karyawan dapat menunjukkan
tindakan-tindakan yang harus diambil oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan
mereka. Demikian juga, sumbang saran manajer dapat mengungkapkan cara-cara
untuk memberikan mereka servis yang lebih baik.
2.
Kuesioner, karena wawancara itu menyita waktu
dan mahal serta kerap hanya terbatas pada sedikit orang, banyak departemen
sumber daya manusia yang menggunakan kuesioner-kuesioner untuk memperluas lingkup riset
mereka. Selain itu, kuisioner juga dapat memberikan jawaban-jawaban yang lebih
terbuka dibandingkan wawancara tatap muka.
3.
Informasi Eksternal, informasi adalah alat sentral dari tim
audit. Perbandingan-perbandingan luar memberikan kepada tim audit suatu
perspektif terhadapnya aktivitas-aktivitas perusahaan dapat dinilai.
4.
Analisis Catatan
5.
Eksperimen-Eksperimen Riset
6.
Audit-Audit Internasional
Kegiatan-Kegiatan
Auditor
Tiga bidang
utama yang difokuskan pada Audit Sumber Daya Manusia terdiri atas policy/management audit,
performance/operasional audit, dan financial audit.
1.
Policy/Management Audit
Penilaian yang dilaksanakan secara
sistematis dan independent, berorientasi ke masa depan terhadap: keputusan dan
kebijakan yang dilakukan oleh manajemen yang bertujuan untuk meningkatkan
kualitas SDM melalui perbaikan pelaksanaan fungsi manjemen, pencapaian rencana
yang sudah ditetapkan serta pencapaian sosial objektif.
2.
Performance/Operasional Audit
Merupakan suatu kegiatan penilaian
yang sistematis yang dilaksanakan secara objective dan independent berorientasi
atas masa depan untuk semua kegiatan yang ada dalam suatu perubahan yang
utamanya dalam bidang SDM.
3.
Financial Audit
Mempunyai orientasi pengujian/penilaian secara independent dan
objectif atas tingkat kewajaran dan kecermatan serta data keuangan untuk
memberikan perlindungan keamanan asset perusahaan dengan melakukan evaluasi
kelayakan internal control yang di tetapkan. Audit ini sendiri dapat dilakukan
dalam beberapa situasi, diantaranya:
a.
ketika dirasa diperlukan oleh
manjemen puncak
b.
ketika suatu kekuatan eksternal yang
memaksa untuk dilakukan suatu tinjauan
c.
ketika suatu perusahaan yang
signifikan dalam suatu dunia usaha yang memaksa untuk melakukan konsiderasi
ulang manajemen SDM
d.
ketika seorang manajer baru yang
merasa bertanggung jawab atas Dep. SDM
e.
ketika suatu keinginan spesialis SDM
untuk meningkatkan praktek dan sistem SDM perusahaan.
Proses Audit
Proses audit
terdiri atas enam langkah:
1.
Mengkomunikasikan gagasan dan makna
audit SDM dan menekankan berbagai manfat
yang dapat diperoleh, serta mendapatkan dukungan manajemen puncak.
2.
Memilih personalia dengan berbagai
ketrampilan dan menyusun tim audit, serta memberikan
pelatihan yang dibutuhkan.
3.
Mengumpulkan data dari berbagai
jenjang, fungsi dan unit yang berbeda dalam organisasi.
4.
Menyiapkan laporan audit bagi para
manajer lini dan evaluasi departemen SDM.
5.
Membahas laporan dengan para manajer
pengoperasian terkait yang kemudian
menindaklanjuti hasil evaluasi.
6.
Memasukkan berbagai tindakan korektif
ke dalam proses penetapan sasaran operasi
organisasi regular.
